Microsoft Outlook là gì – Cách để tận dụng hiệu quả ứng dụng này

Trong thời đại làm việc với công nghệ thông tin thì Microsoft Outlook là một công cụ không thể thiếu. Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về phần mềm này thì bài viết sau sẽ giải đáp tất tần tật cho bạn về Microsoft Outlook là gì?

1. Microsoft Outlook là gì?

Nếu bạn vẫn còn “gà mờ” về Microsoft Outlook là gì thi Microsoft Outlook là một ứng dụng được dùng cho mục đích gửi và nhận email. Microsoft Outlook còn được sử dụng cho việc quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau bao gồm danh bạ, lịch hẹn, ghi chú và nhiệm vụ. Nó là một công cụ miễn phí nhưng nếu bạn muốn sử dụng một phiên bản hoàn chỉnh thì bạn sẽ phải trả phí.

2. Sơ lược về quá trình ra đời của Microsoft Outlook

Sau khi đã hiểu được Microsoft Outlook là gì rồi thì chúng ta cũng nên điểm sơ qua quá trình hình thành của ứng dụng này. Microsoft Outlook là một công cụ tiện ích trong Microsoft Office 97 và được phát triển rộng rãi đến người tiêu dùng vào năm 1997. Microsoft luôn liên tục phát hành các bản cập nhật, mỗi bản cập nhật sẽ có thêm những tính năng mới và tiện ích hơn so với phiên bản cũ.

Microsoft Outlook là gì – Cách để tận dụng hiệu quả ứng dụng này

Microsoft Outlook được tích hợp trong nhiều bộ ứng dụng khác nhau của Microsoft Office như phiên bản Microsoft Office 2010, 2013, 2016 và Office 365. Tuy nhiên không phải phiên bản nào của Microsoft Office cũng có ứng dụng Outlook. Một ví dụ cho trường hợp này là Microsoft Outlook được tích hợp sẵn trong 365 Home nhưng lại không có trong Office Home & Student 2016 cho PC.

Xem thêm: Email marketing là gì ? Nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

3. Cách kiểm tra Microsoft Outlook trên máy tính

Có thể máy tính của bạn đã được cài đặt sẵn phần mềm Microsoft Outlook nhưng cũng có thể chưa. Nếu bạn có ý định mua ứng dụng này thì trước tiên hãy kiểm tra xem trên máy tính của bạn đã có Microsoft Outlook chưa?

Microsoft Outlook là gì – Cách để tận dụng hiệu quả ứng dụng này

Các bước kiểm tra Microsoft Outlook:

Bước 1: Bạn vào ô tìm kiếm trên thanh Taskbar (Windows 10), trong Start screen (Windows 8.1), trong ô tìm kiếm của menu Start (Windows 7) và tiến hành gõ Outlook và nhấn Enter.

Bước 2: Tìm mục nhập Outlook.

Nếu bạn sử dụng Mac, bạn sẽ tìm ứng dụng này trong Finder trên Sidebar, dưới Applications. Còn với thiết bị điện thoại di động, bạn tìm kiếm Outlook trên bất kỳ thanh tìm kiếm nào có trong thiết bị.

4. Các phiên bản của Microsoft Outlook

Có thể bạn hiểu Microsoft Outlook là gì nhưng bạn cũng có thể sẽ trở nên bối rối với những tên gọi của chúng. Vì theo cách sử dụng thuật ngữ khác nhau mà nhiều người sẽ bị nhầm lẫn. Những trên thực tế thì nếu xét về công dụng thì Microsoft Outlook được sử dụng cho việc quản lý email và dữ liệu cá nhân.

Các thuật ngữ Microsoft Outlook mà bạn có thể gặp phải như: Outlook 365, Outlook email, Microsoft email, Outlook, Outlook Express, Outlook Online, Microsoft Office email, Outlook Hotmail.

Xem thêm: IMC là gì? Vai trò và các công cụ truyền thông trong IMC

5. Microsoft hữu dụng như thế nào với bạn

Microsoft Outlook là gì – Cách để tận dụng hiệu quả ứng dụng này

Nếu mục đích đơn thuần của bạn là gửi và nhận mail thì ứng dụng Mail trong Windows 8.1 và 10 sẽ đủ đáp ứng yêu cầu của bạn. Nếu bạn muốn một ứng dụng mạnh hơn và chuyên sâu hơn thì bạn nên sử dụng các công cụ quản lý email chuyên dụng.

Nếu sử dụng Microsoft Outlook thì bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu của mình trên các thiết bị điện tử với điều kiện là bạn có thể đăng nhập vào các tài khoản đó với Microsoft Account của mình. Bạn có thể phân email thành các thư mục tùy theo mục đích sử dụng của mình. Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để tự động gửi tin nhắn Out Of Office, gắn cờ các email để theo dõi và nhận email từ các Exchange Server. Ngoài ra bạn có thể hoãn việc gửi email, yêu cầu biên nhận và nhiều hơn nữa …

Bên cạnh đó, bạn còn có thể tích hợp dữ liệu cá nhân với Microsoft Outlook. Nó bao gồm việc tích hợp danh bạ, danh sách nhiệm vụ, sticky note và lịch. Nội dung bạn đưa vào lịch có thể được đồng bộ hóa với các thiết bị khác. Bạn cũng có thể ủy nhiệm công việc cho người khác hoặc chia sẻ và ủy quyền tệp lịch.

Vậy sau khi hiểu về Microsoft Outlook là gì và cách sử dụng nó một cách hiệu quả trong công việc thì bạn nên tập tành sử dụng nó và biến nó thành công cụ quản lý hiệu quả cho bạn nhé.