Phần mềm quản lý kho là gì? Gợi ý phương pháp quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho luôn là vấn đề quan trọng và đau đầu của nhiều doanh nghiệp, chủ shop, cửa hàng. Việc tính toán, theo dõi hàng tồn kho kém là một trong những lý do hàng đầu tại sao các doanh nghiệp nhỏ thất bại. Vì thế mà phần mềm quản lý kho được coi là giải quyết tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hiện nay.

Phần mềm quản lý kho là gì? Gợi ý phương pháp quản lý kho hiệu quả

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho bao gồm các ứng dụng kinh doanh thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức bán sản phẩm, mua nguyên liệu và quy trình sản xuất khác. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống dựa trên mã vạch hoặc RFID để xem khi các chuyến hàng đi vào, nơi mà nguyên liệu được đặt và khi sản phẩm của họ đã xuất xưởng.

Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và công suất rất nhiều, từ đó có thể tập trung vào việc tìm kiếm, phân tích và làm giảm sự thiếu hiệu quả trong mô hình của họ.

Xem thêm: Dropshipping là gì? Tìm hiểu mô hình ít chi phí lợi nhuận cao

Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho

Một hệ thống quản lý kho bao gồm 5 chức năng chính:

Kế hoạch – Planning

Chức năng này hoàn thiện kế hoạch hàng ngày để tiếp nhận các hoạt động nhập kho, lựa chọn khối lượng công việc cũng như thay đổi. Đồng thời xử lý các đơn đặt hàng trong ngày, ước tính nguồn nhân lực và số lượng xe cần thiết để đảm bảo cho quá trình vận chuyển đạt được hiệu quả cao nhất; thông tin với các hãng vận tải được giữ liên tục và thông báo kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu trong ngày một cách nhanh nhất.

Tổ chức – Organizing

Xác định thứ tự các đơn hàng được lựa chọn. Việc tổ chức các đơn hàng được chọn này được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau nhằm đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Mục đích chính của nhà quản trị khi sử dụng những chức năng tổ chức là để kiểm soát và phát hiện ra những đơn hàng không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và từ chối chúng.

Kế hoạch này bao gồm 2 mục tiêu là giảm thiểu không gian chứa những đơn hàng không mang lại lợi nhuận và hỗ trợ giám sát tiến trình, giảm thiểu sự chậm trễ của hệ thống giao vận thông qua việc tạo ra các đơn hàng theo dòng chảy nhất định.

Nhân sự – Staffing

Nhân viên làm việc liên quan đến hoạt động của kho, họ sẽ được chỉ định và hướng dẫn làm việc với chức năng của kho nhằm giảm thiểu thời gian.

Phần mềm quản lý kho là gì? Gợi ý phương pháp quản lý kho hiệu quả

Chỉ đạo – Directing

Giúp bảo đảm các quy trình và thủ tục trong quản lý kho được thống nhất, phù hợp với tính chất công việc và mục đích của công ty. Chức năng Directing này cũng có thể được sử dụng để phân chia công việc cho từng nhân viên và quản lý hiệu quả sau đó.

Kiểm soát – Controlling

Cung cấp các mốc kết quả để nhà quản trị kho có căn cứ theo dõi tiến trình công việc hàng ngày. Thông qua đó có thể đáp ứng các yêu cầu một cách kịp thời và chính xác, phân tích công việc tại kho lưu trữ thông qua các dữ liệu và báo cáo.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

FIFO và LIFO là 2 thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. 

• Theo đó thì FIFO có nghĩa là hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Thường được áp dụng cho các mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, đồ thời trang theo trend, bánh kẹo, công nghệ…
• LIFO là các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để bảo đảm cập nhật theo thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.

Quy hoạch kho theo từng khu vực

Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngay từ đầu nhằm tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa và mức độ xuất nhập hàng.

Sắp xếp theo mã SKU

SKU – Stock Keeping Unit được hiểu ngắn gọn là mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự. Sao cho khi nhìn vào chuỗi này có thể xác định được ngay vị trí của hàng.

Phần mềm quản lý kho là gì? Gợi ý phương pháp quản lý kho hiệu quả

Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý kho hàng là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng kho hàng của bạn, việc nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa. Căn cứ vào sơ đồ này, chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.

Ngoài ra còn có thể sử dụng các phương pháp quản lý khác như quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho, dán nhãn cho từng lô hàng, mã vạch, kiểm tra kho thường xuyên, lắp camera quan sát, cẩn thận trong khâu tổ chức nhân sự của kho, thực hiện quy trình quản lý, sử dụng dịch vụ lưu trữ…

Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ tốn một khoản phí khá cao cho doanh nghiệp. Tuy nhiên hiệu quả của nó khi đã đi vào vận hành thì sẽ mang lại một hiệu quả rất cao.